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Wählen Sie im Menü „Vertragsmanager“ die Option „Vorlagen verwalten“, um die Liste des Vorlagenmanagers zu öffnen.
Geben Sie Ihrer Vorlage einen Namen, wählen Sie dann aus dem Dropdown-Menü aus, wie viele Unterzeichner den Vertrag abschließen werden, und legen Sie die Sprache des Dokuments fest.
Geben Sie den Absender und den Empfänger an. In einem Arbeitsvertrag wären dies beispielsweise „Arbeitgeber“ und „Arbeitnehmer“, sodass diese Bezeichnungen eindeutig auf die Unterzeichner des Dokuments verweisen.
Einführung zum Vertrag Verfassen Sie eine kurze Zusammenfassung von 2–3 Sätzen, in der Sie den Zweck und die wichtigsten Punkte des Vertrags vorstellen. Dies ist optional – wenn Sie dieses Feld leer lassen, erscheint es nicht im Dokument. Vertragsinhalt Hier fügen Sie den vollständigen Text der Vereinbarung ein – je nach Vertrag umfasst dieser einige Absätze oder mehrere Seiten. Schreiben Sie frei, um sicherzustellen, dass alle Bedingungen enthalten sind.
Denken Sie daran, das Dokument nach jeder Änderung regelmäßig zu speichern, um zu verhindern, dass Änderungen verloren gehen.
Die variablen Felder werden standardmäßig über dem Vertragstext angezeigt und machen jeden generierten Vertrag einzigartig (z. B. „Berufsbezeichnung“ oder „Grundgehalt“ in einem Arbeitsvertrag). Diese Felder müssen vor der Unterzeichnung vom Ersteller oder einer der Parteien ausgefüllt werden, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen leer bleiben.
Geben Sie jedem Feld einen eindeutigen und aussagekräftigen Namen (z. B. „Startdatum der Beschäftigung“, „Arbeitsort“). Wählen Sie den geeigneten Datentyp (einzeiliger Text, Dropdown-Menü, Bildanhang usw.), damit das System die Eingaben korrekt validieren kann. Felder, die als „vom Empfänger editierbar“ gekennzeichnet sind, können nur vom Empfänger ausgefüllt werden, sodass keine zusätzlichen Daten erfasst werden müssen. Dies beschleunigt den Prozess und gewährleistet die Genauigkeit.
Sie können variable Feldcodes frei in Ihren Text einfügen; das System ersetzt diese bei der Vertragserstellung automatisch durch die eingegebenen Werte. Wählen Sie über das gelbe Dropdown-Menü das gewünschte Feld aus und fügen Sie es mit einem einzigen Klick an der Cursorposition ein. Das spart Zeit und vermeidet manuelle Eingabefehler.
Das System verwaltet automatisch grundlegende Absender- und Empfängerdaten wie Firmenname und Steuernummer, sodass Sie diese nicht separat anlegen müssen. Wählen Sie einfach das entsprechende variable Feld aus, und das System übernimmt das korrekte automatische Ausfüllen.
Wenn Sie den Abschnitt „Erweiterte Einstellungen“ erweitern, können Sie aus den folgenden Optionen wählen: Automatischen Einführungsabschnitt ausblenden Blendet die formelle Einleitung („Zwischen den Parteien vereinbart…“) aus. Bei Verwendung dieser Option wird empfohlen, eine eigene Einleitung manuell zu verfassen.
Variablenbereich ausblenden Blendet den vordefinierten Variablenbereich aus, sodass nur die eingefügten Codes angezeigt werden – in diesem Fall müssen alle Variablen manuell in den Inhalt eingefügt werden.
Anhänge ausblenden Blendet den Block „Anhänge” aus, wenn Bildanhänge verwendet werden; Bilder müssen dann direkt in den Vertragstext eingefügt werden.
Über öffentlichen Link ohne Anmeldung unterschreibbar Erzeugt einen öffentlichen Link für die Vorlage, über den das Dokument ohne Anmeldung ausgefüllt und unterschrieben werden kann.
Passwortschutz Fügt der erstellten PDF-Datei ein zufälliges Passwort hinzu, wodurch die Sicherheit erhöht und unbefugter Zugriff verhindert wird.
Wer kann unterschreiben? Beschränkt die Unterschrift auf Einzelpersonen oder Unternehmen und verhindert so fehlerhafte Einreichungen.
