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Öffnen Sie das Menü „Vertragsmanager“ und klicken Sie auf „Neuen Vertrag erstellen“.
Geben Sie zunächst den Titel Ihres Vertrags ein und wählen Sie dann eine der zuvor erstellten Vertragsvorlagen aus.
In den erweiterten Einstellungen können Sie die Angaben der Unterzeichner eingeben, die dann im Vertrag vorausgefüllt werden.
Tipp: Die dreistufige Verifizierung (E-Mail-/Netzwerkdaten, Telefonverifizierung, eID) bietet zusätzliche Sicherheit. Da die zweite und dritte Stufe die Unterzeichnung jedoch komplexer machen, empfehlen wir, sie nur bei Bedarf zu verwenden.
Geben Sie die E-Mail-Adressen der Partner ein und füllen Sie die variablen Felder aus. So stellen Sie sicher, dass keine wichtigen Informationen fehlen, und vermeiden Fehler beim Ausfüllen des Vertrags.
Standardmäßig fordert unser System die Daten der Partner von den Unterzeichnern selbst an. Wenn Sie möchten, können Sie die Daten jedoch auch manuell eingeben, indem Sie auf die Schaltfläche „Kundendaten hinzufügen” klicken.
Wenn Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, können Sie den Vertragstext jederzeit bearbeiten und sogar neue Absätze hinzufügen. So können Sie das Dokument anpassen und während der Unterzeichnungsphase bei Bedarf Änderungen vornehmen.
Wenn das Dokument für einen bestimmten Zeitraum gültig ist, füllen Sie bitte die entsprechenden Felder unten aus. Auf Grundlage dieser Daten benachrichtigt das System Sie und Ihre Partner automatisch, wenn das Dokument bald abläuft.
Tipp: In der Vertragsübersicht können Sie Dokumente mithilfe der erweiterten Suchfunktion nach Ablaufdatum filtern.
Sobald alle erforderlichen Informationen eingegeben wurden, ist Ihr Vertrag fertig. Von diesem Zeitpunkt an läuft der Rest des Prozesses vollständig automatisiert ab – das System benachrichtigt die unterzeichnenden Parteien, dass sie einen Vertrag zu unterzeichnen haben, und versendet bei Bedarf automatische Erinnerungen.
Tipp: Wenn Sie das Dokument später ändern oder korrigieren müssen, machen Sie sich keine Sorgen – während der Unterzeichnungsphase können Sie noch Änderungen vornehmen oder es löschen. Sobald jedoch alle Parteien unterzeichnet haben, können keine weiteren Änderungen mehr vorgenommen werden. Das System erstellt die endgültige PDF-Datei, verteilt sie an alle Parteien und verschiebt sie automatisch in den Bereich „Unterzeichnete Verträge”.
